ZIPS: Upravljanje zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade i njihov računovodstveni i porezni tretman

29/08/2016
Vijesti

Zakonima o korištenju, upravljanju i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade na kantonalnoj (županijskoj) razini uređena su prava i obveze vlasnika posebnih dijelova zgrade – etažnih vlasnika u korištenju i upravljanju zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade i njihovom održavanju. Međusobna prava i obveze u pogledu korištenja, upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova etažni vlasnici reguliraju međuvlasničkim ugovorom. Propisima nije određen način knjigovodstvenog praćenja i izvještavanja sredstava zajedničkih rezervi stambenih zgrada. Upravitelj sam odlučuje kako će knjigovodstveno pratiti prikupljanje i odliv sredstava zajedničke rezerve. Osnova kvalitetnog knjigovodstvenog praćenja sredstava zajedničke rezerve, upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrada je dobro postavljena analitička evidencija zgrada, prostora, vlasnika, stanara, zaduženja, priliva i odliva sredstava po raznim osnovama. Upravitelj se može odlučiti za jednostavno knjigovodstveno praćenje sredstava zajedničke rezerve koje sadržava pozicije prihoda i rashoda. Najefikasnije praćenje sredstava zajedničke rezerve je preko žiro-računa za svaku zgradu posebno, kako bi se osigurali podaci o stanju sredstava zajedničke rezerve za svaku zgradu posebno

Piše: dr. sc. Jozo PILJIĆ

Uvod

Suvlasništvo i upravljanje zajedničkim dijelovima stambenih zgrada uređeno je u Federaciji BiH Zakonom o stvarnim pravima („Službene novine Federacije BiH“, br. 66/13 i 100/13) i Zakonima o korištenju, upravljanju i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade na kantonalnoj (županijskoj) razini.

Osnovne odredbe Zakona o stvarnim pravima kojima je uređeno upravljanje i održavanje zajedničkih dijelova stambenih zgrada su:

„Članak 92.

Uzajamni odnosi etažnih vlasnika

(1) Ugovorom etažnih vlasnika uređuju se obim i način korištenja i održavanja posebnih dijelova nekretnine i dijelova nekretnine koji služe zgradi kao cjelini ili nekim njenim posebnim dijelovima.

(2) Prava i obveze utvrđene ugovorom o uzajamnim odnosima vlasnika posebnih dijelova odnose se i na kasnijeg sticaoca vlasništva posebnog dijela.

(3) Ako etažni vlasnici ne zaključe ugovor o uzajamnim odnosima sud će u vanparničnom postupku, na prijedlog bilo kojeg vlasnika, svojim rješenjem urediti te odnose.

Članak 94.

Dužnost održavanja

(1) Etažni vlasnik, dužan je za taj stan, odnosno drugu samostalnu prostoriju, te njima namijenjene instalacije, naročito elektrovodne, plinovodne, vodovodne, toplovodne i sanitarne naprave, kao i sve druge pripatke tog posebnog dijela, brinuti se i tako ih održavati da drugim suvlasnicima ne nastane nikakva šteta.

(2) Za svu štetu, koju drugi etažni vlasnici pretrpe u vezi s izvršavanjem dužnosti iz stava 1. ovoga članaka, ili zbog njena neizvršavanja, odgovoran je onaj etažni vlasnik, čija je to bila dužnost održavanja, a ako je to bila dužnost više etažnih vlasnika – oni odgovaraju za tu štetu solidarno.

(3) Etažni vlasnik je dužan da odobri ulazak u stan odnosno drugu samostalnu prostoriju predstavniku upravnika zgrade ukoliko je to potrebno radi sprječavanja štete na drugim posebnim dijelovima nekretnine odnosno zajedničkim prostorijama ili radi hitnog održavanja zajedničkih dijelova nekretnine. Imovinsku štetu koju u vezi s time pretrpi dužni su mu srazmjerno svojim udjelima u nekretnini nadoknaditi etažni vlasnici koji koriste predmetne zajedničke prostorije, ako se radilo o održavanju zajedničkih prostorija, odnosno etažni vlasnik određenog stana ili samostalne prostorije.

(4) Ukoliko se etažni vlasnik tome protivi, po zahtjevu upravnika, rješenje o odobrenju ulaska upravnika u stan odnosno samostalnu prostoriju po skraćenom upravnom postupku donosi organ nadležne jedinice lokalne samouprave nadležan za stambene poslove. U slučaju nemogućnosti ulaska u posebni dio zgrade uprkos postojanju rješenja nadležnog organa, onda se ovo rješenje izvršava po službenoj dužnosti ili na zahtjev upravnika zgrade primjenjujući načelo hitnosti postupka.

Članak 96.

Troškovi etažnog vlasništva

(1) Etažni vlasnik održava taj dio o svome trošku te snosi sve javne obveze i terete u vezi s vlasništvom tog dijela, ako nije nešto drugo zakonom određeno.

(2) Kad dužnik obveze na povremene naknade za komunalne usluge u vezi s upotrebom vlasništva posebnog dijela (naknade zbog trošenja električne energije, plina, toplinske energije, odvoza otpada i sl.) nije neka druga osoba, etažni vlasnik na čijem je suvlasničkom dijelu uspostavljeno vlasništvo posebnog dijela, duguje te naknade dobavljačima, odnosno davaocima usluga.

(3) Ako je dužnik obveze iz stava 2. ovoga članka osoba koja određeni posebni dio upotrebljava ili iskorištava na osnovu najma, zakupa ili drugoga ugovora sa etažnim vlasnikom toga posebnoga dijela, za izvršenje te obveze jamči dobavljaču vlasnik tog posebnog dijela.

Članak 97.

Upravljanje nekretninom na kojoj je uspostavljeno etažno vlasništvo

(1) Cijelom nekretninom na kojoj je uspostavljeno etažno vlasništvo upravljaju etažni vlasnici po općim pravilima o upravljanju suvlasničkom stvari, ako ovim zakonom nije drugačije određeno.

(2) Etažni vlasnici su dužni učestvovati u upravljanju nekretninom te odrediti osobu koja će obavljati poslove zajedničkog upravnika i osnovati zajedničku rezervu.

(3) Etažni vlasnici donose odluke o preduzimanju poslova redovnog upravljanja i vanrednih poslova u pismenom obliku.

(4) Ako je vlasnik prilikom podjele odredio kako će se upravljati nekretninom to će djelovati prema trećima, ako je zabilježeno u zemljišnoj knjizi.

Članak 98.

Poslovi redovnog upravljanja

Poslovi redovnog upravljanja cijelom nekretninom su naročito:

1) redovno održavanje zajedničkih dijelova i uređaja nekretnine, uključujući i građevinske promjene neophodne za održavanje;

2) stvaranje odgovarajuće zajedničke rezerve za predvidive buduće troškove;

3) uzimanje zajmova radi pokrića troškova održavanja koji nisu pokriveni rezervom, a potrebni su za obavljanje poslova urednog održavanja koji se ponavljaju u razmacima dužim od jedne godine;

4) osiguranje nekretnine;

5) imenovanje i opoziv zajedničkog upravnika;

6) određivanje i promjene kućnog reda;

7) iznajmljivanje i davanje u zakup, kao i otkazivanje zakupa stanova i drugih samostalnih prostorija nekretnine na kojima nije uspostavljeno vlasništvo posebnog dijela.

Članak 99.

Poboljšanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade

(1) Za donošenje odluke o preduzimanju poboljšanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade potreban je pristanak svih suvlasnika nekretnine, osim za one poslove koji se smatraju poslovima redovnog upravljanja.

(2) Izuzetno, od odredbe stava 1. ovog članka, pristanak svih suvlasnika nije potreban ako suvlasnici koji zajedno imaju većinu suvlasničkih dijelova odluče da se izvrši poboljšanje, i da će oni sami snositi troškove ili se ti troškovi mogu pokriti iz rezerve, ne ugrožavajući time mogućnost da se iz rezerve podmire potrebe redovnog održavanja, pod uvjetom da ta poboljšanja neće ići na štetu nadglasanih suvlasnika.

Članak 101.

Troškovi održavanja i poboljšanja

(1) Troškove za održavanje i za poboljšanje nekretnine snose svi etažni vlasnici nekretnine srazmjerno svojim suvlasničkim dijelovima, ako nije drugačije određeno.

(2) Doprinose za zajedničku rezervu radi pokrića troškova održavanja i poboljšanja nekretnine te za otplaćivanje zajma za pokriće tih troškova snose svi etažni vlasnici srazmjerno svojim suvlasničkim dijelovima, ako nije drugačije određeno.

(3) Etažni vlasnici mogu odrediti drugačiji način raspodjele troškova i doprinosa zajedničke rezerve, nego što je to određeno st. 1. i 2. ovog članka, i to:

1) odlukom većine suvlasničkih dijelova, kad je riječ o troškovima za održavanje onih uređaja nekretnine koji nisu u podjednakom obimu korisni svim etažnim vlasnicima, kao što su troškovi za lift, centralno grijanje i dr., ako takvu odluku opravdavaju različite mogućnosti pojedinih etažnih vlasnika da te uređaje upotrebljavaju i nemogućnost utvrđivanja stvarnog utroška svakog pojedinog etažnog vlasnika;

2) saglasnom odlukom svih etažnih vlasnika, u pismenom obliku, u pogledu svih ostalih troškova za održavanje i poboljšanje nekretnine ili doprinosa zajedničkoj rezervi.

(4) Etažni vlasnik može zahtijevati od suda da utvrdi odgovara li način raspodjele troškova pravilu iz stava 1. odnosno stava 2. ovog članka i da li je valjana odluka iz stava 3. ovog članka. Ako odluka o raspodjeli troškova za održavanje onih uređaja nekretnine, koji nisu u podjednakom obimu korisni svim etažnim vlasnicima nije valjana, etažni vlasnik može zahtijevati od suda da, po pravednoj ocjeni, utvrdi način za raspodjelu troškova, s obzirom na različitu mogućnost upotrebe tih uređaja.

(5) Na zahtjev etažnog vlasnika, u zemljišnoj knjizi će se zabilježiti odredbe o načinu raspodjele troškova iz stava 3. ovog članka, ako su pismeno sačinjene, a potpisi etažnih vlasnika ovjereni od strane nadležnog organa, kao i pravosnažna odluka suda, koji je utvrdio način raspodjele troškova po pravednoj ocjeni.

(6) Ako troškovi za nekretninu budu podmireni iz zajedničke rezerve u skladu s njenom namjenom, oni se neće dijeliti na suvlasnike, koji su uplatili svoje doprinose u rezervu.

Članak 102.

Zajednička rezerva

(1) Zajedničku rezervu čine novčani doprinosi koje su etažni vlasnici uplatili na osnovu odluke donesene većinom suvlasničkih dijelova, odnosno odluke koju je na zahtjev nekog etažnog vlasnika donio sud s obzirom na predvidive troškove i uzimajući u obzir imovinsko stanje svih etažnih vlasnika. Ovim se ne dira pravo da se posebnim propisima jedinica lokalne samouprave odredi minimalni iznos mjesečne naknade po jednom kvadratnom metru stana kako bi se osiguralo nesmetano održavanje zgrada.

(2) Zajednička rezerva kao imovina svih etažnih vlasnika namijenjena je za pokriće troškova održavanja i poboljšanja nekretnine i za otplaćivanje zajma za pokriće tih troškova.

(3) Zajedničkom rezervom upravljaju etažni vlasnici, odnosno upravnik nekretnine, kao imovinom odvojenom od imovine bilo kojeg etažnog vlasnika, uloženom na način da donosi plodove. Upravnik nekretnine za raspolaganje novčanim sredstvima iz zajedničke rezerve etažnih vlasnika odgovara etažnim vlasnicima svom svojom imovinom.

(4) Dopuštena su samo ona plaćanja iz rezerve koja su učinjena radi plaćanja troškova održavanja i poboljšanja nekretnine ili otplatu zajma uzetog za pokriće tih troškova. Postupak izvršenja je dopušteno provoditi na zajedničkoj rezervi samo radi podmirenja tih potraživanja.

(5) Prestankom ovlaštenja za upravljanje upravnik je dužan bez odgađanja položiti račun o rezervi i ostatak predati novom upravniku. Ako sud razriješi upravnika, naložit će mu da u roku od petnaest dana preda utvrđeni ostatak iznosa zajedničke rezerve novom upravniku.

(6) Etažni vlasnik koji je otuđio svoje etažno vlasništvo nema pravo zahtijevati povrat svog doprinosa u zajedničku rezervu. Taj dio doprinosa ostaje u zajedničkoj rezervi kao doprinos suvlasničkog dijela koji je otuđen.

Članak 104.

Dužnosti upravnika i zakupaca

(1) Upravnik upravlja nekretninom i zajedničkom rezervom kao zastupnik svih etažnih vlasnika, pri čemu u odnosu prema trećima ne djeluju ograničenja koja bi mu bila postavljena pravnim poslom.

(2) U upravljanju nekretninom upravnik je ovlašten da vodi postupke pred sudom ili drugim organima u ime svih etažnih vlasnika nekretnine, što uključuje i ovlaštenje da opunomoći stručne zastupnike za vođenje tih postupaka.

(3) Na upravnikov odnos sa etažnim vlasnicima primjenjuju se opća pravila o zastupanju i posebna pravila o upravniku kojeg postavljaju etažni vlasnici, ako drugačije ne proizlazi iz položaja koji upravniku nekretnine daju odredbe ovog zakona.

(4) Upravnik je obvezan čuvati interese svih etažnih vlasnika i u obavljanju poslova redovne uprave slijediti uputstva većine, a vanredne poslove preduzimati samo na osnovu saglasnosti svih etažnih vlasnika ili odluke suda koja je zamjenjuje. Upravnik je posebno dužan:

1) položiti svakom etažnom vlasniku uredan račun o poslovanju u prethodnoj kalendarskoj godini i staviti mu na prikladan način na uvid isprave na kojima se to zasniva, i to najkasnije do 30-tog marta svake godine;

2) izraditi pregled predviđenih poslova za održavanje i poboljšanja, kao i predvidivih troškova i opterećenja u narednoj kalendarskoj godini, i to na prikladan način objaviti najkasnije do isteka tekuće kalendarske godine;

3) prikupiti više ponuda za poslove održavanja koji se ponavljaju u razmacima dužim od jedne godine, kao i za veće radove radi poboljšanja.

(5) Etažni vlasnici, u čije ime upravnik upravlja nekretninom, su dužni da o promjeni upravnika ili o promjenama njegovih ovlaštenja obavijeste zakupce na prikladan način.

Obveze koje zakupci ispune osobi koja više nije upravnik, ili više nije ovlaštena primiti ispunjenje, smatraju se valjano ispunjenim i oslobađaju dužnike obveze, ako nisu obaviješteni ili nisu na drugi način saznali o promjenama.“

Pod zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade smatraju se:

nosiva konstrukcija zgrade (temelji, nosivi zidovi, stubovi, međukatna konstrukcija, krovni pokrivač /kosi i ravni/),
krovovi (izolacije, crijep, salonit i sl.),
prohodne i neprohodne zajedničke terase,
fasade zgrade, ulazna vrata i prozori zajedničkih prostora,
krovna i ostala limarija (slivne vertikale, oluci, opšavi i dr.),
dimnjaci, ventilacioni kanali, hidranti, protupožarni aparati, crijeva sa mlaznicama, kanali za smeće i sl.,
zajednička stubišta, ograde, požarni prilazi i sl.,
dizala za prijevoz putnika i tereta (liftovi) sa svim instalacijama koje osiguravaju normalno sigurnosno korištenje istih,
električne instalacije od glavnih osigurača do pomoćne razvodne table u stanu,
vodovodne instalacije od glavnog vodomjera do potrošača (sve instalacije u zidu i odvodi u podu), te sanacija poslije intervencija,
sanitarni uređaji instalacije vodovoda i kanalizacije u zajedničkim prostorijama,
vertikalne kanalizacione instalacije od uključenja odvoda iz stana do sabirnih šahtova,
električne instalacije stubišne rasvjete (automati, sijalična mjesta i armature, razvodna ploča, brojila i uklopni sat),
zajednički dijelovi instalacija centralnog grijanja do zaključno sa ventilom na grijnom tijelu, kao i grijna tijela u zajedničkim prostorima,
telefonske instalacije do razvoda za stan, instalacije električnih brava, interfona, pozivnih tastatura, zvona, instalacije gromobrana i sl.,
uređaji za snabdijevanje vodom (hidrofori i hidrofleksi),
prostorije i instalacije za odlaganje otpada, veš-kuhinje, podrumske i tavanske prostorije,
čišćenje zajedničke septičke jame i
drugi dijelovi i uređaji koji služe zajedničkoj svrsi.

Etažni vlasnici imaju pravo i obvezu korištenja, upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade.

Korištenje, upravljenje i održavanje zajedničkih dijelova zgrade

Etažni vlasnici dužni su snositi troškove korištenja, upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova zgrade koji služe njihovim posebnim dijelovima.

Svaka zgrada, koja ima više vlasnika, mora imati upravitelja. Upravitelj može biti pravna ili fizička osoba, osposobljena i registrirana za upravljanje ili održavanje objekata.

U zgradama koje čine jednu građevinsku cjelinu, etažni vlasnici su dužni izabrati jednog upravitelja. Registar zgrada i upravitelja vodi mjerodavni općinski organ.

Međusobna prava i obveze u pogledu korištenja, upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova etažni vlasnici reguliraju međuvlasničkim ugovorom. Međuvlasnički ugovor sadrži posebno:

ugovorne strane,
ulicu i broj zgrade u kojoj se nalaze posebni dijelovi i podatke o njima, (broj ulaza, broj kata, broj stana),
način upravljanja i odlučivanja,
popis zajedničkih dijelova i uređaja zgrade koji koriste dijelovima etažnih vlasnika,
način prikupljanja, raspodjele i uporabe sredstava namijenjenih za održavanje zgrade,
ovlaštene osobe za zastupanje etažnih vlasnika,
i druga pitanja bitna za korištenje, upravljanje i održavanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade.

O upravljanju zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade etažni vlasnici odlučuju:

a) na skupu etažnih vlasnika,
b) preko odbora etažnih vlasnika,
c) preko predstavnika etažnih vlasnika.

Etažni vlasnici na svom skupu imaju pravo i obvezu da, u upravljanju zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade, odlučuju o:

pravilima o radu skupa etažnih vlasnika i odbora etažnih vlasnika,
programu održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade koji koriste zgradi kao cjelini, uključujući i građevinske promjene nužne radi održavanja,
planu prihoda i rashoda zgrade,
završnom obračunu,
prihvatanju godišnjeg izvještaja,
izboru odbora etažnih vlasnika i njegovom smjenjivanju,
izboru upravitelja,
osiguranju zgrade,
iznajmljivanju i davanju u zakup zajedničkih prostorija,
provođenju odluke o kućnom redu,
stvaranju zajedničkih sredstava i
drugim pitanjima.

Etažni vlasnici zaključuju ugovor sa upraviteljem. O izboru upravitelja etažni vlasnici odlučuju većinom glasova. Odluka o izboru upravitelja obvezuje ostale vlasnike. Etažni vlasnici su dužni upravitelju plaćati naknadu za održavanje i upravljanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade. Upravitelju pripada propisana nadoknada na ime usluga upravljanja.

Ukoliko etažni vlasnik naknadu ne uplati više puta uzastopno, u propisanom iznosu, predstavnik ovlašten na skupu etažnih vlasnika ima pravo podnijeti tužbu za naplatu naknade protiv tog etažnog vlasnika kod nadležnog suda.

Sredstva održavanja i upravljanje upotrebljavaju se isključivo za pokriće sljedećih troškova:

otplate zajma za financiranje troškova održavanja i poboljšavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade,
kvarovi na sustavu centralnog grijanja,
puknuća, oštećenja i začepljenja vodovodne i kanalizacione instalacije, radi sprječavanja daljnjih štetnih posljedica,
kvarova na električnoj instalaciji,
znatnijih oštećenja dimnjaka i dimovodnih kanala,
prodiranje oborinskih voda u zgradu, saniranja posljedica istog prodora, te znatnijeg oštećenja krova,
naručene statičke stabilnosti zgrade ili pojedinih dijelova zgrade,
kvarova na liftu,
otpadanja dijelova fasade,
saniranje posljedica požara,
sanacije krovne konstrukcije, nosivih zidova, stubova, međukatnih konstrukcija, temelja,
sanacije dimnjaka i dimovodnih kanala,
sanacije ravnih i kosih krovova,
zamjene instalacija na zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade (vodovodne, kanalizacione, električne, mašinske, centralnog grijanja i sl.),
popravka fasade zgrade,
izolacije zidova, podova i temelja zgrade,
svi drugi radovi koji su neophodni da se stan odnosno zgrada sačuva od većeg oštećenja ili da se zaštiti život i zdravlje ljudi,
redovitog održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade,
zamjene i poboljšavanja postojećih i ugradnje novih zajedničkih dijelova i uređaja zgrade,
osiguranja zgrade kod osiguravajućeg društva,
protupožarne zaštite.

Ako se navedeni troškovi ne mogu pokriti iz redovnih sredstava, sredstva će se osigurati dodatnim uplatama etažnih vlasnika, iz osiguranja, zaduživanjem ili na drugi način.

Etažni vlasnici održavanje i upravljanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade povjeravaju fizičkoj ili pravnoj osobi koja je registrirana za te poslove.

Etažni vlasnici, odnosno njihov ovlašteni predstavnik sa fizičkom ili pravnom osobom zaključuju ugovor o održavanju i upravljanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade kojim reguliraju svoja prava i obveze.

Upravljanje zgradom obuhvaća:

vođenje svih potrebitih evidencija o stanovima, vlasnicima stanova i poslovnih prostora,
zaključivanje ugovora o održavanju i upravljanju zajedničkih dijelova stambenih zgrada sa vlasnicima stanova i poslovnih prostora,
naplatu nadoknade za upravljanje i održavanje zajedničkih dijelova stambenih zgrada,
vođenje odvojenih knjigovodstvenih evidencija i operativno-financijsko poslovanje u funkciji upravljanja i održavanja zajedničkih dijelova stambenih zgrada za svaku stambenu zgradu – ulaz,
osiguranje stambenih zgrada i poslovi refundacije šteta u stambenoj zgradi, osiguranje od odgovornosti, osiguranje od požara,
izradu godišnjih planova i programa održavanja zajedničkih dijelova stambenih zgrada, te prezentacija istih vlasnicima, izrada i podnošenje izvještaja vlasnicima,
organizaciju realiziranja usvojenih godišnjih planova,
pružanje svih informacija predstavnicima vlasnika u stambenoj zgradi,
koordinaciju sa predstavnicima vlasnika u zgradi,
ugovaranje izvođenja radova na zajedničkim dijelovima i uređajima stambene zgrade,
nadzor nad izvođenjem radova,
izradu godišnjih planova i programa za velike opravke,
poboljšanje, zamjenu dotrajalih elemenata stambenih zgrada, kao i plana modernizacije stambene zgrade po izričitom zahtjevu predstavnika stambene zgrade,
izradu kalkulacija, raspisivanje licitacije, prikupljanje ponuda i odabir izvođača i nadzor na izvođenju radova.

Sve navedene poslove upravitelj će obavljati u ime i za račun etažnih vlasnika, a sukladno sa međusobnim odnosima, pravima i obvezama definiranim u ugovoru.

Računovodstvo upravljanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade

Propisima nije određen način knjigovodstvenog praćenja i izvještavanja sredstava zajedničkih rezervi (fonda) koja etažni vlasnici, na temelju odredaba kantonalnih (županijskih) Zakona o korišćenju, upravljanju i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade, uplaćuju upravitelju a koja služe za održavanje i upravljanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade. Upravitelj sam odlučuje kako će knjigovodstveno pratiti prikupljanje i odliv sredstava zajedničke rezerve. Osnova kvalitetnog knjigovodstvenog praćenja sredstava zajedničke rezerve, upravljanja i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrada je dobro postavljena analitička evidencija zgrada, prostora, vlasnika, stanara, zaduženja, priliva i odliva sredstava po raznim osnovama kao npr. popravke i održavanje zgrade, naknada upravitelju, naknada ovlaštenim predstavnicima etažnih vlasnika, osiguranje zgrade i sl., obveza i potraživanja i sl.

Sredstva zajedničkih rezervi mogu se voditi:

na vlastitom žiro-računu upravitelja, čime se opterećuje knjigovodstvo upravitelja s tuđim sredstvima a omogućava i neopravdano korištenje tuđih sredstava,
na posebnom žiro-računu za sve zgrade sa podračunima za svaku zgradu u knjigovodstvenoj evidenciji,
na posebnim žiro-računima za skupine zgrada sa podračunima za svaku zgradu u knjigovodstvenoj evidenciji, ili
na posebnim žiro-računima za svaku zgradu pojedinačno.

Najefikasnije praćenje sredstava zajedničke rezerve je preko žiro-računa za svaku zgradu posebno, kako bi se osigurali podaci o stanju sredstava zajedničke rezerve za svaku zgradu posebno.

Upravitelj se može odlučiti za jednostavno knjigovodstveno praćenje sredstava zajedničke rezerve koje sadržava pozicije prihoda i rashoda. Potrebno je razgraničiti sredstva zajedničkih rezervi od sredstava upravitelja, te je stoga najbolje rješenje žiro-račun za svaku zgradu pojedinačno, po kojima upravitelj nema pravo neograničenog raspolaganja, već supotpisnik mora biti predstavnik etažnih vlasnika. U okviru jednostavnog knjigovodstva upravitelj bi trebao voditi za svaku zgradu sljedeće evidencije:

jednostavna glavna knjiga upravljanja stambenim zgradama,
salda konti zgrade,
knjiga ulaznih računa,
knjga izlaznih računa.

Glavna knjiga upravljanja stambenim zgradama

U okviru jednostavne glavne knjige upravljanja stambenim zgradama sredstva zajedničke rezerve predstavljaju priliv sredstava na žiro-račun zgrade, a odliv su troškovi održavanja zgrade, naknada upravitelju što je uređeno ugovorom o upravljanju stambenom zgradom zaključenim između upravitelja i ovlaštenog predstavnika etažnih vlasnika, osiguranje zajedničkih dijelova zgrade, naknada ovlaštenom predstavniku etažnih vlasnika i sl.

Sredstva zajedničkih rezervi mogu se prikupljati kao redovna sredstva i kao vanredna sredstva koja se povremeno izdvajaju radi većih popravki. Osim toga, priliv sredstava može biti od osiguravajućih društava na temelju naknade štete u zgradi, od kamata na oročena sredstva, od odobrenih kredita i sl.

Sav priliv sredstava treba uključiti u godišnji plan – proračun, kako bi se na temelju planiranih priliva sredstava mogao planirati odliv sredstava. Potrebno je osigurati analitičko praćenje podataka o prostorima, etažnim vlasnicima, zaduženjima, prihodima, troškovima i sl.

Upravitelj je dužan da predstavnicima etažnih vlasnika daje pravovremene i kvalitetne informacije o stanju sredstava zgrade, obvezama i zaduženjima na jasan i razumljiv način. Kako jedan upravitelj najčešće upravlja većim brojem zgrada, nužan preduvjet računovodstvenog praćenja zajedničkih rezervi je dobra informatička podrška. Dobri računovodstveni programi omogućuju upravitelju da pomoću analitike dođe do sintetičkih pokazatelja za jednu ili sve zgrade, tako da nema potrebe za dodatnim knjiženjima.

Većina upravitelja sredstva zajedničkih rezervi evidentira u svojoj bilanci stanja, iako ni po čemu nisu njegova sredstva, vode ih na vlastitom žiro-računu što je sasvim pogrešno, time opterećuju knjigovodstvene evidencije tuđim sredstvima i omogućuju nenamjensko korištenje tuđih sredstava.

Salda konti zgrade

Salda konti zgrade je analitička evidencija kroz koja prolaze sva analitička zaduženja etažnih vlasnika, obveze prema dobavljačima, priliv na žiro račun zgrade, odliv sa žiroračuna zgrade po raznim pozicijama troškova i sl. Ona se veže za podatke o zgradama etažnim vlasnicima i prostoru, a sva knjženja se u sintetičkom obliku knjiže u glavnoj knjizi upravljanja stambenim zgradama. Uredno vođenje salda konti zgrade veoma je bitno jer se time omogućava da upravitelj može etažnim vlasnicima redovito dostavljati izvještaje o tome ko kako podmiruje svoje obveze, kolike su obveze zgrade, kolike su mogućnosti podmirenja obveza zgrade i sl.

Knjiga ulaznih računa

U knjigu ulaznih računa evidentiraju se svi ulazni računi od izvođača radova ili dobavljača usluga kao što su naknade upravitelja, naknade predstavniku zgrade, računi osiguranja i sl. Svaki račun zaveden u knjigu ulaznih računa mora biti knjižen kao trošak u glavnoj knjizi upravljanja stambenim zgradama. Cjelokupan ulazni račun je trošak uključujući i iskazani PDV-e, budući da se nema pravo odbitka ulaznog poreza, jer zgrada nije u sustavu PDV-a.

Knjiga izlaznih računa

U knjigu izlaznih računa evidentiraju se svi izlazni računi kojima se zadužuju etažni vlasnici određene u obračunu mjesečne rezerve koju svaki etažni vlasnik treba izdvajati u skladu s odlukom etažnih vlasnika. Pri obračunu se za svakog etažnog vlasnika i za svaki prostor koji postoji u zgradi ispostavljeni računi evidentiraju u knjizi izlaznih računa i kao prihod u glavnoj knjizi upravljanja stambenim zgradama. Napominjemo da zajednička rezerva nije naknada za isporučena dobra i usluge, te stoga ne podliježe porezu na dodanu vrijednost.

Izvještavanje

Upravitelj treba redvno da izvještava odbor etažnih vlasnika na jasan i razumljiv način o sljedećem:

zaduženja i uplate etažnih vlasnika,
obveze prema dobavljačima i njihovo izmirenje,
rekapitulacija potraživanja i obveza zgrade,
troškovi i prihodi zgrade,
stanje žiro-računa zgrade.

Do sada nije propisan sustav kontrole upravljanja sredstvima zajedničkih rezervi, te preostaje etažnim vlasnicima i njihovim predstavnicima da vrše kontrolu ili da angažiraju stručnu osobu.

Odgovornost upravitelja je, da u dogovoru sa etažnim vlasnicima, nađu najbolji način plasiranja slobodnih sredstava zajedničke rezerve kao i potrebu korištenja skupih bankarskih kredita za veće popravke na zgradama.

Određeni fiksni troškovi u sredstvima zajedničkih rezervi

Sredstva zajedničkih rezervi pojedinih zgrada nisu velika i često su nedostatna za financiranje nužnih većih popravki na zgradi, posebno kada se radi o starijim zgradama. Sredstva namijenjena za popravke umanjuju se za fiksne obveze zgrade kao što su naknada upravitelju, naknada ovlaštenom predstavniku etažnih vlasnika, osiguranje zgrade i sl.

Naknada upravitelju

Upravitelj ugovara svoju naknadu do visine propisanog postotka zajedničke rezerve pojedine zgrade. Upravitelja bi trebalo stimulirati na dobro gospodarenje povjerenim sredstvima, tako da se visina njihove naknade veže za visinu naplaćenih sredstava zajedničkih rezervi od etažnih vlasnika, što znači da upravitelj treba stimulirati etažne vlasnike da redovno plaćaju svoje obveze. Mjere stimulacije za redovno plaćanje obveza etažnih vlasnika mogu biti kroz: redovno slanje obavještenja o neizmirenim obvezama, slanje opomena, obračun kamata na neizmirene obveze, utuženje i drugo.

Upravitelj obračunava naknadu zgradama, koja se izdvaja iz sredstava zajedničke rezerve na način i visini navedenoj u ugovoru o upravljanju sklopljenom između upravitelja i predstavnika etažnih vlasnika. Pri tom obračunu, za svaku zgradu koja je na upravljanju ispostavlja se izlazni račun koji se evidentira u glavnoj knjizi, analitičnim i poreznim evidencijama upravitelja uz istovremeno evidentiranje zaduženja – troška u glavnoj knjizi upravljanja stambenim zgradama i knjizi ulaznih faktura određene zgrade.

Ako upravitelj ima dobar informatički sustav, jednim se obračunom obavljaju sva potrebna knjiženja i u knjigovodstvu zgrade i u knjigovodstvu upravitelja. Skidanjem novčanih sredstava na ime naknade upravitelju s žiro-računa zajedničkih rezervi u knjigovodstvu zgrade zatvara se obveza prema upravitelju, a na žiro računu upravitelja evidentirat će se priliv čime će se zatvoriti potraživanje od etažnih vlasnika zgrade.

Za razliku od stambenih zgrada, koje nisu u sustavu PDV-a jer su sredstva zajedničke rezerve štednja a ne naknada za obavljenu uslugu, upravitelj je najčešće u sustavu PDV-a te ima pravo odbitka ulaznog poreza po ulaznim računima a obvezu obračuna PDV-a po izlaznim računima, što znači da je naknada upravitelju oporeziva PDV-om po stopi od 17%.

Naknada ovlaštenom predstavniku

Međuvlasničkim ugovorom utvrđuje se visina naknade predstavnika etažnih vlasnika zgrade, koji u ime etažnih vlasnika kontaktira s upraviteljem, odobrava troškove za potrebne popravke na zgradi i slično. Ta sredstva su obično mala ali ipak opterećuju sredstva zajedničkih rezervi zgrade. Etažni vlasnici trebaju sklopiti s ovlaštenim predstavnikom ugovor o djelu. Naknada ovlaštenom predstavniku predstavlja dodatno primanje iz sredstava zajedničkih rezervi te podliježe oporezivanju direktnim porezima (30%).

Porezni tretman sredstava zajedničkih rezervi

Odredbama članka 3. stav 1. tačka 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost („Službeni glasnik BiH“, br. 9/05, 35/05 i 100/08), PDV-e se plaća na promet dobara i usluga koje porezni obveznik, u okviru obavljanja svojih djelatnosti, izvrši u Bosni i Hercegovini uz naknadu.

Sredstva zajedničke rezerve (fonda) koja etažni vlasnici, na temelju odredaba Zakona o korištenju, upravljanju i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade, uplaćuju upravitelju a koja služe za održavanje i upravljanje zajedničkih dijelova i uređaja zgrade, u smislu odredaba Zakona o porezu na dodanu vrijednost, ne predstavljaju naknadu za izvršenu isporuku dobara ili usluga, s obzirom da između upravitelja i etažnih vlasnika ne postoji oporeziva isporuka, a uplaćena sredstva su sredstva etažnih vlasnika koja predstavljaju fond – štednju iz čega će se plaćati izvršeni radovi na održavanju i upravljanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade.

Do isporuke koja podliježe oporezivanju dolazi kada ju isporučitelj dobara ili usluga izvrši po nalogu upravitelja a ta isporuka se plaća iz sredstava zajedničke rezerve. Prema kantonalnim (županijskim) zakonima o korištenju, upravljanju i održavanju zajedničkih dijelova i uređaja zgrade, sve poslove u vezi upravljanja zgradom upravitelj obavlja u ime i za račun etažnih vlasnika, a u skladu s međusobnim odnosima, pravima i obvezama definiranim u ugovoru. Naknada za uslugu upravljanja zgradama koju obračunava upravitelj podliježe oporezivanju, ako je upravitelj obveznik poreza na dodanu vrijednost.

ZIPS