U određenim, specifičnim slučajevima nabavke roba, radova ili usluga postoje opravdani razlozi za angažovanje vanjskih stručnjaka, odnosno konsultanata u postupku javne nabavke. Postoje prednosti, ali i nedostaci angažovanja konsultanata u postupku nabavke. Posebno je pitanje šta treba tražiti od konsultanata kako bi se uspješno iskoristilo njihovo znanje u postupku nabavke i kako izvući najbolje od konsultanata koji su izvor stručnosti za određene poslove
Piše: Dragana RIBIĆ, dipl. pravnik
Iako konsultanti mogu da budu od velike koristi, ugovorni organi ih ne bi trebali prečesto angažovati u postupcima nabavki, naročito ako će to dovesti do toga da se zanemari razvijanja vlastitih ljudskih resursa. Zaposlenici za nabavke trebalo bi da traže pomoć konsultanata samo kada je to zaista neophodno.
Angažovanje konsultanata u postupcima javnih nabavki u Bosni i Hercegovini regulisano je Pravilnikom o uspostavljanju i radu komisije za nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj 103/14), na način da ugovorni organ ili subjekt koji je osnovao komisiju za nabavku ima pravo, na svoju ili na inicijativu komisije, pozvati stručnjake za slučajeve gdje predmet javne nabavke zahtijeva specifično tehničko ili specijalizovano znanje koje inače nije dostupno unutar ugovornog organa. Stručnjaci angažovani na ovaj način nemaju pravo glasa. Vanjski stručnjak koji učestvuje u radu komisije, daje svoje pismene preporuke komisiji. Ukoliko komisija ne prihvati preporuke vanjskog stručnjaka, dužna je svoju odluku pismeno obrazložiti.
Razlozi zbog kojih se angažuju vanjski stručnjaci
Vanjski stručnjaci mogu biti od velikog značaja i koristi za ugovorni organ, ali to se, isto tako, može pretvoriti i u problem. Konsultante treba koristiti samo kada ugovorni organ ne može da radi bez njih. Razlozi zbog kojih se angažuju vanjski stručnjaci:
- lica koja rade u oblasti javnih nabavki u ugovornom organ preopterećena su poslom u jednom vremenskom periodu i potrebna je dodatna radna snaga;
- lica koja rade za ugovorni organ nisu stručna za konkretni zadatak;
- vremenski pritisak nameće potrebu za dodatnim resursima i
- potreban je nezavisan savjet.
Prednosti angažovanja konsultanata
Angažovanje konsultanata treba da obezbijedi sljedeće prednosti:
- rješavanje situacija i dobijanje jedinstvenih rješenja koja odražavaju posebne okolnosti i potrebe ugovornog organa;
- brzinu djelovanja (zato što konsultantski tim, za razliku od osoblja u okviru organizacije, nije stalno ometan drugim zadacima);
- usađivanje znanja o dobroj praksi i o efikasnim rješenjima;
- izloženost ekspertizi koja potiče iz drugih industrija, sektora ili država;
- specifična tehnička znanja koja ili ne postoje ili su deficitarna u okviru ugovornog organa;
- transfer znanja;
- oslobađanje od pristrasnosti. Konsultanti treba da ponude nepristrasan savjet. Izuzetak se može napraviti samo ako se od konsultanta traži stručan savjet u pogledu već izabranog rješenja;
- promjenu znanja o upravljanju koje je ojačano pozicijom konsultanta kao nezavisnog, objektivnog lica, koje je izvan događanja u ugovornom organu i
- ugovor konsultanta može isteći brže nego ugovor zaposlenog u ugovornom organu.
Sve gore navedene prednosti trebaju da obezbijede „najbolju vrijednost za novac“ od angažovanja konsultanta, što će se ispoljiti većim uspjehom ugovornog organa, a što je i osnovni postulat svakog postupka javnih nabavki.
Nedostaci angažovanja konsultanata
Konsultanti mogu da uvećaju vrijednost, međutim mogu postojati i nedostaci povezani sa njihovim angažovanjem. Oni se odnose na:
- trošak: konsultanti mogu koštati više nego zapošljavanje novog osoblja,
- konsultanti mogu reći da imaju znanje, ali kada počnu da rade možda neće moći da pokažu to znanje,
- konsultanti mogu pokušati da „prinude“ ugovorne organe da rade na njihov način (na način konsultanta),
- znanje ili iskustvo koje je konsultant stekao radeći na drugim mjestima ne mora biti relevantno za konkretni ugovorni organ,
- transfer znanja na zaposlene u ugovornom organu se možda neće dogoditi. Neki konsultanti se trude da ne prenesu znanje,
- ugovorni organ može postati previše zavisan od konsultanata i
- konsultanti mogu da budu naklonjeni jednom rješenju. Možda su takvo rješenje primijenili prije i ono je funkcionisalo, međutim, iako to rješenje može da bude dobro za neku drugu situaciju, ne znači da odgovara i konkretnom ugovornom organu.
Šta tražiti i o čemu treba voditi računa prilikom izbora konsultanta?
Kada žele da imenuju konsultante, ugovorni organi treba da:
- traže od konsultanata da u pisanom obliku navedu sve poslovne dogovore koje eventualno imaju sa drugim stranama sa kojima ovaj zadatak može da ih dovede u vezu. Ovo je posebno važno ukoliko se od konsultanata traži da preporuče robe i usluge za korištenje od strane ugovornog organa;
- insistiraju na sastanku sa stvarnim timom koji će pružiti konsultantsku uslugu prije nego što ga naznače;
- provjere tehničko znanje konsultanata, reference i dr.;
- jasno informišu konsultante i da se uvjere da su konsultanti razumjeli njihove zahtjeve;
- budu sigurni da su potrebni troškovi prihvatljivi i odobreni za cijeli ciklus konsultantskog angažmana;
- budu sigurni da i ugovorni organ i konsultanti imaju jasna očekivanja u odnosu na uloge, odgovornosti, troškove i korist prije nego što počne rad na zadatku;
- utvrde nezavisnost lica u konsultantskom timu ukoliko se traži nezavisna ocjena tržišta nabavki ili nezavisno rješenje;
- utvrde stručnost konsultanata ukoliko je potreban rad samo na određenom rješenju;
- budu sigurni da se konsultanti pridržavaju pravila angažovanja utvrđenih u tenderskom postupku;
- budu sigurni da konsultanti znaju sve oblasti djelovanja koje su zajedničke za njihovu konsultantsku praksu i praksu ugovornog organa – oni ovo znanje treba da prenesu efikasno u okviru svog rada;
- traže od kosultanata:
- sveobuhvatan pristup zadacima ugovornog organa kako bi pomogli razvoj ekonomije obima,
- stave interes ugovornog organa ispred svojih interesa u odnosu na mogućnost zarade,
- zadrže obim projekta u granicama njegove realne složenosti i da ga ne komplikuju previše,
- razgovaraju o praktičnim potrebama ugovornog organa bez korištenja žargona i bez razmetanja, i
- budu pošteni u svojim naporima i da podnose ponude samo u skladu sa ovim svojstvima.
Uspješno angažovanje konsultanata
U okviru određenog postupka nabavke, konsultanti se mogu koristiti uspješno kao izvor stručnosti da:
- daju savjete u najranijoj fazi postupka nabavke o raspoloživim opcijama na tržištu nabavki i periodu u kojem nabavka treba da se sprovede kako bi se izvukla maksimalna korist;
- istražuju i izvještavaju o tehničkoj pogodnosti određenog rješenja u okviru poslovne sredine ugovornog organa;
- preuzmu ulogu stručnjaka za tehnička pitanja u odnosu na projekt u oblasti za koju ugovorni organ nije stručan;
- koriste svoje iskustvo i daju savjete u odnosu na najbolji način na koji se može izvršiti grupisanje zahtjeva ili grupe zahtjeva kako bi nabavka postala privlačna za tržište nabavki;
- ocjenjuju osnovne zahtjeve ugovornog organa i razrađuju nezavisnu generičku tehničku specifikaciju;
- istražuju i tumače primjenljivost različitih rješenja na tehničku specifikaciju ugovornog organa;
- ocjenjuju prezentacije dobavljača i izvještavaju o njihovoj pogodnosti u odnosu na potrebe ugovornog organa;
- revidiraju tekuće aktivnosti ugovornog organa i daju savjet u odnosu na to da li je nabavka uopšte potrebna;
- pomažu u izradi kriterija i relativnih faktora ocjenjivanja;
- pomažu u ocjenjivanju ponuda dobavljača;
- pomažu u izradi tehničko-ekonomskog obrazloženja;
- pomažu u izradi plana provođenja postupka nabavke u ime ugovornog organa;
- pomažu u toku sprovođenje postupka nabavke u ime ugovornog organa;
- procjenjuju ono što je izvršeno ili isporučeno od strane dobavljača u ime ugovornog organa i
- učestvuju u kontroli uspješnosti zajedno sa osobljem ugovornog organa.
U ovim ulogama konsultanti mogu da rade puno radno vrijeme za period u kojem su potrebni ili da budu povremeno angažovani u pojedinim fazama postupka. U svakom slučaju, jasno je da je njihova uloga u bilo kojem od ovih scenarija da daju savjete, a ne da donose odluke.
Kodeks ponašanja konsultanata
Brojni su kodeksi ponašanja konsultanata i često su konsultanti dio određene mreže konsultanata, te su kao takvi obavezni da se ponašaju u skladu sa „etičkim kodeksom“ i saglasni su da ga se pridržavaju. Važno je da ugovorni organi imaju znanja o postojanju i sadržaju ovih kodeksa, jer je sigurno da dio ovih odredaba treba da bude sadržan i u ugovoru o angažovanju konsultanta radi regulisanja međusobnih prava i obaveza. Kodeksi najčešće sadrže sljedeće odredbe:
- Interese naših klijenata smatramo našim najvišim prioritetom i odgovaramo na ove interese na brz i pravičan način;
- Provodimo konsultacije povjerljivo i u skladu sa uslovima dogovorenim sa našim klijentima. Štitimo i nećemo otkriti nijednu informaciju bez odobrenja našeg klijenta i nećemo sticati bilo kakvu finansijsku ili drugu korist na osnovu ovih informacija;
- Dogovaramo se sa našim klijentima dovoljno detaljno da bismo razumjeli svaku njihovu potrebu i uskladićemo naše usluge prema potrebama klijenta;
- Nudimo savjet i prihvatamo samo one zadatke za koje smo stvarno kvalifikovani. Trudimo se da postignemo rezultate koji su od realne i trajne koristi za naše klijente;
- Obračunavamo i naplaćujemo osnovane i dosljedne cijene za naš angažman. Unaprijed se dogovaramo o našem honoraru ili o osnovi za honorar sa našim klijentima;
- Odbijamo zadatke u kojima imamo konflikt interesa ili koji mogu kompromitovati našu objektivnost ili profesionalnu nezavisnost. Odmah otkrivamo sve interese koji mogu da utiču na našeg klijenta, na naš sud ili da naruše pravičan karakter naših usluga. Ne dozvoljavamo da spoljni interes negativno utiče na kvalitet ili rezultate našeg rada;
- Mi smo fer konkurenti i priznajemo odgovarajuće zasluge za rad drugima;
- Priznajemo prava na intelektualnu svojinu drugih i pridržavamo se zakona namijenjenih tome da štite ta prava;
- Preuzimamo odgovornost za ponašanje naših zaposlenih i naših podugovarača u skladu sa ovim kodeksom;
- Pridržavamo se i održavamo profesionalne standarde koje traže naše posebne discipline ili oblasti stručnosti uključujući i naše odgovarajuće profesionalne etičke kodekse;
- Poštujemo sve zakone i prihvatamo ukupnu odgovornost za naše aktivnosti i tretiramo sve kontakte na fer način, i
- Prihvatamo samo one projekte koji su legalni i koji nisu štetni za našu profesiju.
